阿拉善职业技术学院物资设备采购管理办法

作者:许颖璇 时间:2018-03-15 点击数:

阿拉善职业技术学院

物资设备采购管理办法

201710月修改)

第一章 总 则

第一条 为了加强对学院教学、培训、实验实训材料、低值易耗品、大宗办公耗材和办公设备、基建工程、后勤服务等物资设备采购工作的管理,规范采购行为,充分发挥定点可比采购机制,提高采购资金的使用效益,完善物资设备采购管理监督机制,根据《中华人民共和国政府采购法》、《中华人民共和国招投标法》及有关法律法规,结合我学院实际,特制定本管理办法。

第二条 本办法所指物资设备包括基建工程、后勤服务、教学科研、图书资料、办公用品等各类物资设备。

其中:教学、培训、实训实验材料是指一次使用后即消耗或不能复原的物资,如:各种原耗材、燃料、气体、试剂、切片等。

低值品:凡不够固定资产标准又不属于耗材范围,耐用期在一年及以上,可重复使用的物品,如:工具、量具、一般用具等。

易耗品:凡不属于耗材和低值品范围,在实验过程中易于消耗的物品,如:玻璃器皿、组件、配件等。

办公耗材:打印纸、复印纸、碳粉、信封、档案袋等。

办公设备: 通常作为固定资产管理,是指使用期限超过一年,单位价值在1000元以上(其中:专用设备单位价值在1500元以上),并在使用过程中基本保持原有物质形态的资产。单位价值虽未达到规定标准,但是耐用时间在一年以上的大批同类物资。

第三条 采购活动必须遵守国家法律、法规。各部门和监督部门都要自律规范,各尽其职,主动配合,协调支持,努力提高工作效能。

第四条 参与采购活动的工作人员都要以对学院利益高度负责的精神,力求节约,反对浪费,廉洁、高效履行职责。

第五条 各项采购工作均要遵循公开、公平、公正集体采购、货比三家、择优选购的原则,选定符合使用要求、性价比较高的物资设备。

第六条 采购工作程序应注意积极引进市场竞争机制。一般情况下至少应引入三家以上供应商参与竞争。要从维护学院利益出发,本着诚实、信用、平等互利、协商一致的原则处理各种商务关系。

第二章 采购组织机构的设立及职责

第七条组织机构。

采购组织机构包括:采购领导小组、采购小组和专家组。

学院成立采购领导小组,院长任组长,各副院长任副组长,成员由党政办公室、计划财务处、后勤保卫处、纪检监察审计处等相关部门负责人组成。采购领导小组下设办公室(简称采购办),由党政办主任兼任主任,成员由相关部门人员组成。

采购小组和专家组是在采购工作环节中成立的临时性工作组。采购组织机构各成员机构分工协作,各负其责,密切配合开展各项采购工作。

各系(处)确定一专人负责联系采购,专人名单报采购办备案。指定人员负责编制和填报本系(处)的立项申请、物资验收和监督报告。

第八条 采购领导小组职责。

1.采购领导小组:对物资设备采购工作业务总体领导。审核和批准物资采购项目和金额;审定采购资源信息,落实采购决议,整体推进工作进度,保证按期完成工作任务;确定临时聘用参与采购工作的专家人选;审定中标单位并与中标单位签订合同;对学院物资采购标的总体质量和价格情况承担主要责任。

2.采购活动组织部门(采购办):将各系(处)提出申请采购的不同业务内容汇总,报采购领导小组审批,负责组织撰写采购工作方案、编制采购预算和计划、招标文件;组织协调各有关部门参与采购活动;向采购领导小组提交采购资源信息;落实采购领导小组决议,组织所购物资设备的验收工作;负责采购文件资料的形成、整理、归档工作;严格按照采购活动的运作方式和规定组织实施采购任务。

3.计划财务部门:负责对《政府采购管理系统》的管理,负责财政年度采购项目及资金的计划和管理,落实采购项目的经费到款;对学院确定购置物资设备的计划项目,要合理安排好资金,对采购活动的计划资金使用负责。

4.监察部门:参与拟订采购工作方案;监督采购小组依据国家法规和学院相关制度正确履行工作程序及职责;根据需要参与相关验收工作;监督检查合同履行情况;建立采购成果档案;就采购领导小组工作情况和成果向学院提交《学院物资设备专项采购监察报告》。

5.审计部门:参与5万元以上涉及工程量核算的物资设备的采购活动;对采购标的合同价格及突破立项审定的采购数量行为承担监督责任;参与相关验收工作。

6.物资管理部门:后勤保卫处做好对采购物资设备进行验收、登记、入库。

7.物资使用部门:负责拟订物资设备采购方案,对标的物的使用功能和产品质量性能负责;有权对采取物品的品种、规格、型号及使用功能和产品使用性能提出建议;参与相关验收工作。

第九条 采购小组的设立。

为节约采购成本,视采购设备的内容和性质,采购工作小组由采购办、物资使用部门、计划财务处、纪检监察审计处临时组建,在采购办领导下开展工作。采购小组成员组成应以保证形成廉洁、高效的工作机制,保证采购任务如期完成为原则。

学院采购工作小组包括招标采购工作小组、询价谈判采购工作小组、考察组、评标组、合同签订组、验收组。人员组成由采购办、计划财务处、纪检监察审计处协商提出建议名单,报请学院采购领导小组同意后确定。采购工作小组人员数量根据采购任务的具体情况确定,一般为三人以上单数。

1.招标采购工作小组:根据根据《中华人民共和国政府采购法》、《中华人民共和国招投标法》和《内蒙古自治区人民政府办公厅关于公布2016年至2017年盟市级政府采购集中采购目录、限额标准和公开招标数额标准的通知》内政办发[2016]5号文件精神,凡采购项目、采购金额在集中采购目录限额内的采购活动,应组建学院招标采购工作小组,审核招标采购文件,进行招标采购。

2.询价谈判采购工作小组:凡不具备招标条件的可采取部门询价谈判方式采购,临时组建询价谈判采购工作小组,以竞争性谈判、询价的方式进行。

3.考察组:采购工作小组可根据工作需要组建或自行下设考察组。考察组对采购工作小组负责,职能是负责考察、并提交考察报告。

4.评标组:对于招标采购活动,可根据需要在采购工作小组人员基础上扩充设立评标组,评标组的职能是参加评标并向采购工作小组提交招标结果。采购工作小组按照合同要求组织相关人员对所采购物资设备的质量和性能进行验收评价。

第十条 专家组的设立。在采取部门集中采购时,招投标、询价谈判、合同谈判和验收过程中,为保证相关活动和环节的客观公正,保护采购利益,可由采购小组和专家组共三人以上的单数组成谈判小组。

专家组成员在政府采购中心专家库中抽取,也可由采购办在学院建立的专家库中临时邀请。专家人数不得少于成员总数的三分之二。

第十一条 采购工作小组的成员独立履行本办法要求的职责,对本次采购活动负责。参与采购活动的小组成员都有权利和责任对包括质量、价格在内的各项采购事宜行使质疑权、建议权和表决权,并承担相应责任。

第十二条 专家组对标的物的技术品质和技术性能的评审结果负责,参与相关的验收工作。

第十三条 学院要建立统一的专家库,建立健全评标专家管理制度,严格评标专家资格认定,加强对评标专家的培训、考核、评价和档案管理,完善评审专家责任处罚办法,对评审专家违反采购制度规定、评审程序和评审标准,以及在评审工作中敷衍塞责或故意影响评审结果等行为,要严肃处理。并根据实际需要和专家考核情况及时对专家进行更换或者补充,实行评审专家的动态管理。

第十四条 采购工作小组和专家组评标、谈判等议事规则。

1.以满足设计和使用要求为前提,依据审定的计划资金额度控制标的质量等级,力求节约。

2.投标报价口径一致,质量、价格、服务并重,同等产品比质量、同等质量比价格、同等价格比服务,综合评议比较。

3.在质量、服务保证的前提下,贯彻合理低价中标原则。在采购价不低于成本价的情况下,优先考虑有信誉的老客户。

4.小组应在充分考虑主要责任承担人意见的基础上,按照少数服从多数的原则形成小组决议。小组决议会签完成认定有效。

第三章 采购活动的运作方式

第十五条 根据物资的种类,确定物资的采购方式。零星的办公、教学用品由各系(处)负责人审批后,由本系(处)到学院指定的供货商处采购。

物资设备采购活动按照采购资金额度的大小可分别采用公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价、政府采购监督管理部门认定的其他采购方式选定供应商。其中公开招标、邀请招标为招标采购;竞争性谈判、单一来源采购、询价、政府采购监督管理部门认定的其他采购方式为非招标采购。

(一)公开招标。公开招标是指按照国家有关法规和规定的程序,采购工作小组以招标公告的方式邀请不特定的供应商参与投标,并根据中标条件公开确定中标人的采购工作方式。

学院不得将应当以公开招标方式采购的货物或者服务化整为零或者以其他任何方式规避公开招标采购。

(二)邀请招标。邀请招标是指按照采购工作小组议定的资质条件以招标邀请书的方式邀请三家以上特定供应商参与投标,并按照评标组议定的中标条件评议比较确定中标人的采购工作方式。符合下列情形之一的物资设备,采用邀请招标方式采购。

1.具有特殊性,只能从有限范围的供应商处采购的;

2.采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。

(三)竞争性谈判。符合下列情形之一的物资设备,可以采用竞争性谈判方式采购。

1.招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的;

2.技术复杂或者性质特殊,不能确定详细规格或者具体要求的;

3.采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的;

4.不能事先计算出价格总额的。

(四)单一来源采购。符合下列情形之一的物资设备,可以采用单一来源方式采购。

1.只能从唯一供应商处采购的;

2.发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的;

3.必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求,需要继续从原供应商处添购,且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。

(五)询价。采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目,可以采用询价方式采购。

(六)政府采购监督管理部门认定的其他采购方式。

第十六条 采购物资设备应当采用公开招标方式的,其具体数额标准,依据《内蒙古自治区人民政府办公厅关于公布2016年至2017年盟市级政府采购集中采购目录、限额标准和公开招标数额标准的通知》要求,对采购金额在80万元及以上的物资设备,应采用公开招标方式组织采购工作;对采购金额在10—80万元(含10万元)的物资设备,可采用竟争性谈判或询价的方式组织采购工作;对采购金额在2—10万元的物资设备,可采用询价方式组织采购工作;对采购金额在2万元以下的物资设备,可酌情进行询价的方式组织采购工作。

第十七条 招标采购活动应填写《招标采购活动备案表》;询价谈判采购活动应填写《询价谈判采购活动备案表》。

第十八条 学院基建工程、后勤服务、教学科研、图书资料、办公用品使用等物资设备,应结合本部门职能特点,建立常用物资设备采购资源信息库。采购资源信息库除准确反映供应商资质信誉情况外,还应从可供商品和已供商品两方面反映各种供应商的商品品种、规格型号、性能特点、价格状况等情况。一般情况下,采购资源信息库中同种类商品至少应保证有五家以上资质较高、信誉状况良好的潜在供应商。采购资源信息库应实行滚动优选,动态管理。

第十九条 对于涉及国家安全、国家秘密的物资设备,要按照国家有关要求,会同学院保密领导小组制定保密项目采购的具体标准、范围和工作要求,防止借采购项目保密而逃避或简化采购方式的行为。

第二十条 学院凡采购中央国家机关政府采购协议供货范围内的产品,应在中央国家机关政府采购协议供货中标产品范围内进行采购,不得采购协议供货范围外的非中标产品。

第四章 采购工作程序

第二十一条 物资设备的采购工作程序指从采购工作立项起到设备验收归档止的工作程序,具体申报程序是:使用部门拟定申请系(处)负责人审批分管院长审批院长办公会议通过涉及三重一大的物资采购和工程服务由党委会决议,采购办采购领导小组审核院长审批提交财政或公共交易中心报批政府采购或学院自主采购(按照物资种类,确定采购方式)。

第二十二条 办公教学用品与物资设备采购申请、审批、立项和实施采购。办公、教学零星用品的采购,由各系(处)根据需求,根据财务采购预算,提前申报采购计划,系(处)负责人同意后,指派专人到学院指定供应商购入,指定供应商供应目录内没有的,实行学院集中采购。

办公、教学大综批量物资的采购,由各系(处)根据实际需要,在对市场情况充分调查了解的基础上,每年三月和九月填报《物资设备采购审批计划表》,计划审批包括:申请采购的理由、物品品种、质量标准、规格型号、需求数量、预算价格依据、预算金额、经费来源等。

采购计划报告审批权限:对于零星办公、教学用品,采购申请由各系(处)负责人同意后即可。对于大综批量集中采购的申请,最终审批权由院长审批同意后才能组织采购。

采购活动应当严格控制在采购预算审定的范围内。经费额度不得随意突破,不得随意增加采购数量和采购品种。对于确因实际情况不得不变更调整时,必须事先征得系(处)负责人的同意。对于擅自突破采购计划的,学院追究各系(处)负责人的个人责任。

申请的采购计划确定邀请供应商开标(或谈判)确定供应商合同谈判合同草签合同审批和签订、合同实施、设备验收、资料归档等环节,采购管理部门要严格执行采购文件编制、信息公告、采购评审、采购合同格式和产品验收等环节的具体标准和程序要求。

第二十三条 邀请供应商。定点供应商从采购资源信息库内通过竟标确定。

在采购计划确定后,业务部门应及时提请采购组织部门采取适当方式发布需求信息,吸收资质信誉状况良好的供应商参与投标报价。部门集中采购由部门组织招投标,政府集中采购由采购中心组织。

凡采购金额在80万元及以上的采购项目,采购需求信息可采取国家或地方政府采购网公告、校园网发帖和校内公告等方式公开发布需求信息;10万元以上的采购项目,应采取多种方式采集供应商信息,可在信息资源库中资质信誉良好的供应商中随机选择三家以上参与投标竞价。对于采购资金额度10万元以上的采购项目,投标报价的新增供应商不得低于参与投标报价供应商数目的1/3

一般情况下,采购组织部门应以投标报价书的方式向供应商提出投标报价要求,并采取密封方式进行投标报价,保证运作过程公平、公正。

第二十四条 供应商的资格审查及产品考察。招标前,采购组织部门应对供应商资质信誉情况的真实性、合法性和完整性进行审查。合格供应商资质证明一般包括:营业执照、税务登记证、法人证明或法人委托书、特殊行业管理生产许可证明、产品质量证明书、年度审验证明书、产品质量检验或鉴定报告等。

对于采购资金额度较大的项目,必要时,应产生考察组对供应商的生产经营条件、产品业绩情况、原材料配件、售后服务等有关情况进行实地考察。在考察基础上应形成考察报告,提交采购工作小组。

供应商有如下行为时应取消其投标资格:提供虚假资信材料,骗取合法供应商资格的;采取不正当手段诋毁、排挤其它供应商的;向采购人员行贿或提供其它不正当利益的;偷梁换柱,供应假冒伪劣商品的;采取其他不正当竞争手段的。

业务主管部门应根据需要和可能对供应商提供的样品及时进行封样。对质量性能特殊或采购量大容易引起争议的物资,封样保存时间不得低于合同有效期。

第二十五条 供应商选定。

1.学院采购领导小组在业务主管部门建立常用物资设备采购资源信息库选取供应商。

2.招标采购。招标采购项目应由采购组织部门编写招标文件。招标文件一般应包括以下内容:对投标人的资格要求;标的名称、数量、规格型号;对标的的质量配置或材质要求;供货方式或工期要求;投标报价截止日期。

物资设备供应商选定一般应采取顺序中标的方式确定首选中标人和备选中标人,首选中标人作为第一谈判对象,备选中标人作为第二谈判对象,最终定标人根据谈判结果择优选定。首选供应商和备选供应商名单在合同正式生效前,应在一定范围内严格保密。对于一些质量可靠性要求不高、价格弹性较大的项目,可允许二次报价。

3.询价谈判。询价谈判应成立询价谈判采购工作小组,由三人以上单数组成。确定符合资质条件被询价的供应商数量不得少于三家。一般情况下,应要求被询价供应商进行一次性报价。询价谈判组应根据采购需求,综合考虑质量、服务,按照合理最低价原则最终确定供应商,并将结果通知被询价的其它供应商。

第二十六条 合同谈判及草签。招标采购谈判应在监察人员参与下进行。谈判对象应是招标结果或考察意见明确的供应商。在采购工作小组认为质量有保证的前提下,谈判人员认为有必要时,可实行开放式竞价机制。即向首选中标人和备选中标人之间二次竞价确定最终供应商。

订立合同应严格履行规定的程序,一般应采取书面合同形式。合同条款应当明确、完备、规范、合法。合同形式由采购工作小组根据实际情况确定。合同份额一般应至少一式四份,分交采购办、业务部门、财务部门和供应商。

第二十七条 合同审批。物资设备采购合同都应填报《合同审批运行表》报批,经法人代表或其委托代理人签批同意后认定有效。

凡以学院名义与供应商签定的采购合同,未经学院法定代表人或其授权委托人审查签署的,均为无效合同,当事人应承担侵权责任。

第二十八条 合同实施。合同履行由业务主管部门监督实施,如出现不能或不能完全履行时,业务主管部门应及时采取措施减少损失。

经与供应商协商一致,同意变更合同实质性条款的,应形成补充合同;解除原有合同的,应报请终审同意。

第二十九条 物资设备验收。每项采购活动,货到入库前必须由采购办和使用部门根据实际情况针对供货数量、规格型号、产地品牌、外观配置等方面的情况组织初步验收,填报《物资采购验收单》或《设备采购验收单》,并在验收情况栏内载明供货质量情况。在验收没有达到质量要求时,应做退货处理。

对于需要安装、施工的设备或物资,在竣工运转正常后,采购办应组织总体验收,并填报《物资设备采购施工竣工验收单》。

第三十条 采购活动付款应尽量通过银行结算,减少现金结算,要与合同履约进展情况相协调,以保证供应,保证质量,最大限度降低资金风险为原则。财务部门办理物资设备采购付款手续时,必须以合同条款、会签的《物资采购验收单》、《设备采购验收单》、《物资设备采购施工竣工验收单》作为付款的依据。

第三十一条 物资设备采购过程中形成的文件材料必须规范,各项内容要真实、准确、完整。采购计划审批表招投标文件投标报价书报价单合同审批表合同书验收单会议纪录等均为采购活动必须形成的重要文件材料,应由业务主管部门专人负责及时归档备案。

第五章 纪律和监督

第三十二条 纪律要求。

1.采购活动必须遵守集体研究,民主决策的工作制度,禁止暗箱操作,严禁个人说了算。

2.参与采购活动的工作人员不得私自接触供应商。不得向供应商泄露有失公正或影响公平竞争的商务信息。

3.参与采购活动的工作人员不得私自接受供应商任何形式的回扣、馈赠及有失公正执行公务的宴请。

4.供应商的一切让利性承诺均应反映在订立的合同之中。

第三十三条 主要监督内容。

1.采购审批或备案事项的执行情况;

2.采购信息公告情况;

3.采购方式、采购程序和评审专家使用情况;

4.采购合同的订立和资金支付情况;

5.对供应商询问和质疑的处理情况;

6.有关法律、行政法规和规章制度的执行情况;

7.采购文件、资料的规范化建立和存档情况。

第三十四条 采购工作小组的工作要接受学院相关业务管理机构监督检查。财务人员对合同履行情况有责任进行监督,发现违反合同约定的行为应及时报告主管领导,拒付货款。

第三十五条 学院监察部门对10万元以上物资设备采购实施过程监督;对采购金额在3—10万元的物资设备采购活动参与对供应商的考察选定。采购活动的监督方式由学院监察部门根据情况需要确定。

第三十六条 监察部门对大宗物资设备采购实行监察报告制度。在招标采购活动终结时,监察人员应在《招标采购活动备案表》的监察报告栏形成监察报告。监察报告应能准确反映本项采购活动的实际情况,并对采购活动作出监察评议,提出监察建议或意见。

第三十七条 有关采购业务主管部门的采购资源信息库须定期提交学院监察部门备案。

第三十八条 学院应定期对采购工作情况进行专项检查。专项检查工作组应以监察、审计、财务等部门为主干组成,检查内容由学院提出。

第三十九条 下列行为属于采购违规行为。

1.违反集体采购原则的;

2.违反采购工作程序,规避监督检查的;

3.未按规定形成采购工作文书或归档备案的;

4.向投标人透露其他潜在供应商有关情况的;

5.接受供应商好处,谋取个人或小团体利益的;

6.违反本规范有关条款的其他行为。

第四十条 采购活动按照谁的职责,谁签字;谁签字谁负责的原则追究责任。凡只签名未提出不同意见,认定为认同意见

第四十一条 对在物资设备采购活动中工作程序违反国家法规及学校规章制度,对国家和学院利益造成损失的,学校应追究有关责任人的责任。

第四十二条 凡因工作处置失当、失职、渎职对学院造成经济损失的,应对有关责任人追究经济责任。对各种以权谋私,损害国家和学院利益的,将视其情节,严肃处理。对构成犯罪的,移交司法机关查处。

第四十三条 对学院采购工作运作规范,成效突出的单位和个人可实行奖励制度。

第六章 附则

第四十四条 本办法适用于学院资金实施的各类物资设备采购活动。

第四十五条 本办法所指采购资金额度包含预计同一种物资设备单项或批量采购资金额度。

第四十六条 本办法由学院采购办负责解释。本办法与财政法规发生不一致时,以财政法规为准。

第四十七条 本办法自发布之日起执行,在实际操作中不断完善。

20171023

 

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